УТВЕРЖДЕНО
Постановление Пленума
ЦП ОО «БелТИЗ»
29.05.2012 г. № 24

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке оформления, ведения и хранения документации,
связанной с учетом членов ОО «БелТИЗ»

  1. Общие положения.
    1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с учетом членов ОО «БелТИЗ».
    2. Документация, связанная с учетом членов ОО «БелТИЗ» (далее – Документация) - это совокупность документов, подтверждающих членство лица, принимаемого в ОО «БелТИЗ»,  и содержащая информацию о нем.
    3. Документация включает в себя  учетную карточку члена ОО «БелТИЗ», членский билет ОО «БелТИЗ» (бланк), журнал учета выдачи членских билетов ОО «БелТИЗ», электронную базу данных членов ОО «БелТИЗ».
    4. Оформление, ведение и хранение Документации осуществляется ответственными лицами, назначенными распоряжением председателя правления областной (первичной) организации ОО «БелТИЗ». При смене председателя областной (первичной) организации либо ответственных лиц документация, указанная в п. 1.3.,  передается по акту.
    5. Контроль  за оформлением, ведением и хранением Документации возлагается на руководителя организационной структуры ОО «БелТИЗ».
  2. Порядок оформления, ведения и хранения учетной карточки члена ОО «БелТИЗ» в первичной организации ОО «БелТИЗ»
    1. Учетная карточка члена ОО «БелТИЗ» (далее – Карточка) оформляется по установленной форме.
    2. Информация о наличии сведений о принимаемом лице в члены ОО «БелТИЗ» проверяется по электронной базе данных членов ОО «БелТИЗ».
    3. Карточка заполняется ответственным лицом в двух экземплярах без помарок и исправлений на основании решения правления первичной организации ОО «БелТИЗ», паспорта, заключения МРЭК и иных личных документов в течение 3-х календарных дней со дня принятия решения. На Карточку наклеивается фотокарточка принимаемого в члены ОО «БелТИЗ». Один экземпляр учетной карточки передается по описи в правление областной организации не позднее 10 календарных дней с момента ее заполнения, другой находится в первичной организации ОО «БелТИЗ».
    4. Карточка подписывается председателем первичной организации с указанием даты заполнения.
    5. Достоверность данных о члене ОО «БелТИЗ», содержащихся в Карточке, проверяется не реже одного раза в год. Изменения в Карточку вносятся путем заключения старой информации в скобки, и внесением новой записи над ней с указанием даты. Новые данные передаются в областную организацию не позднее 10 календарных дней с момента их внесения в Карточку.
    6. При заполнении всех граф Карточки возможно использование вкладыша к учетной карточке члена ОО «БелТИЗ» по установленной форме. Вкладыш хранится вместе с Карточкой.
    7. Карточки хранятся в картотеке.  Карточки могут располагаться:
      • в алфавитном порядке:
      • по группе инвалидности;
      • по сельским Советам.
    8. При снятии с учета Карточка выдается на руки члену ОО «БелТИЗ» под расписку. Председатель первичной организации делает отметку в Карточке о снятии с учета, которая заверяется подписью, а также печатью, если первичная организация ОО «БелТИЗ» обладает правом юридического лица.
    9. Если  член ОО «БелТИЗ» выбывает из первичной организации, к которой он относится, на срок более 1 года, то Карточка по письменному заявлению члена ОО «БелТИЗ» и с отметкой о снятии с учета выдается ему на руки под расписку для предоставления в первичную организацию ОО «БелТИЗ» по месту его пребывания.
    10. Карточки членов ОО «БелТИЗ», которые выбыли из ОО «БелТИЗ», подлежат передаче в архив областной организации ОО «БелТИЗ» в течение 10 календарных дней по описи.  
  3. Порядок ведения и хранения учетной карточки члена ОО «БелТИЗ» в областной организации ОО «БелТИЗ».
    1. Учетные карточки членов ОО «БелТИЗ» (далее – Карточки) хранятся в картотеке по разделам. Каждый раздел соответствует одной первичной организации области. Карточки располагаются в разделе в алфавитном порядке.
    2.  Изменения в Карточку вносятся на основании данных  первичной организацией не позднее 5 календарных дней с момента их предоставления.
    3. Карточки выбывших членов ОО «БелТИЗ» хранятся в архиве областной организации.
  4. Порядок оформления и выдачи членского билета   ОО «БелТИЗ».
    1. Членский билет члена ОО «БелТИЗ» (далее – Билет) оформляется по установленной форме.
    2. Билет оформляется ответственным лицом, назначенным распоряжением председателя правления областной организации ОО «БелТИЗ», без помарок и исправлений на основании копии решения правления первичной организации о приеме в члены ОО «БелТИЗ»,  паспорта и копии заключения МРЭК в течение 3-х календарных дней с момента принятия решения о приеме в ОО «БелТИЗ».
    3. Номер Билета указывается в учетной карточке члена ОО «БелТИЗ».
    4. На Билет наклеивается фотокарточка принимаемого в члены ОО «БелТИЗ».
    5. Билет подписывается председателем правления областной организации ОО «БелТИЗ», заверяется печатью и ламинируется.
    6. Билет выдается на руки члену ОО «БелТИЗ» председателем соответствующей первичной организацией в течение 1 месяца со дня принятия решения о приеме в члены ОО «БелТИЗ».
    7. Журнал учета выдачи членских билетов ОО «БелТИЗ» (далее –Журнал) оформляется согласно установленной формы.
    8. Журнал пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью председателя правления и печатью областной организации ОО «БелТИЗ».
  5. Порядок заполнения и ведения электронной базы данных членов ОО «БелТИЗ».
    1. Заполнение электронной базы данных членов ОО «БелТИЗ» (далее – База данных) осуществляется ответственным лицом, назначенным распоряжением председателя правления областной организации ОО «БелТИЗ».
    2. Данные о принятых членах ОО «БелТИЗ» вносятся в Базу данных не позднее 5-ти календарных дней с момента передачи учетных карточек в областную организацию.
    3. Новые сведения о членах ОО «БелТИЗ» вносятся в Базу данных не позднее 5-ти дней с момента их передачи в областную организацию.
  6. Заключительные положения.
    1. Контрольно-ревизионная комиссия областной организации проверяет наличие и состояние учетных карточек членов ОО «БелТИЗ» не чаще одного раза в два года.