ОО «БелТИЗ» - Инструкция о порядке организации документооборота в электронном виде

УТВЕРЖДЕНО
Постановление Пленума
ЦП ОО «БелТИЗ»
24.02.2011 № 9

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке организации документооборота
в электронном виде в Общественном объединении
«Белорусское товарищество инвалидов по зрению»

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке организации документооборота в электронном виде в Общественном объединении «Белорусское товарищество инвалидов по зрению» (далее – Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления, создания благоприятных условий для работы правлений организационных структур и унитарных предприятий ОО «БелТИЗ» посредством применения в их деятельности современных информационных технологий.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению и отправке в электронном виде организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др.) по электронной почте и распространяется на все правления организационных структур и унитарные предприятия ОО «БелТИЗ».

1.3. Организация документооборота в электронном виде в ОО «БелТИЗ» должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки документов.

1.4. Руководитель правления организационной структуры и ЧУП ОО «БелТИЗ» назначает работника канцелярии (приёмной) ответственным за ведение документооборота в электронном виде. Информация о работнике, ответственном за документооборот в электронном виде, направляется в Центральное правление по электронной почте в день подписания распоряжения (приказа) о возложении на него этих обязанностей.

1.5. Для создания системы документооборота в электронном виде в правлении организационной структуры и на ЧУП ОО «БелТИЗ» необходимо:

1.5.1. Обеспечить рабочее место работника, ответственного за документооборот в электронном виде, современным компьютером с высокоскоростным выходом в Интернет.

1.5.2. Установить на компьютер программу «Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО».

1.5.3. Осуществлять прием электронной почты в автоматическом режиме на протяжении рабочего дня.

1.5.4. Для обеспечения безопасности данных установить на компьютере ограниченный доступ.

1.6. На сайте beltiz.by инструктор организационного отдела Центрального правления, ответственный за техническое сопровождение документооборота в электронном виде, создаёт электронные почтовые ящики для организационных структур и ЧУП ОО «БелТИЗ».

1.7. Официальная переписка по электронной почте между организационными структурами и унитарными предприятиями ОО «БелТИЗ» осуществляется с использованием электронных почтовых ящиков, открытых на сайте beltiz.by.

1.8. Отправка исходящих документов, направляемых в адрес Центрального правления и регистрируемых в установленном порядке программой «Электронное дело», осуществляется на адрес электронной почты Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

1.9. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, приравниваются к документам на бумажном носителе.

2. Организация работы с документами

2.1. При подготовке, оформлении организационно-распорядительных документов в электронном виде и отправке их организационным структурам и предприятиям ОО «БелТИЗ» по электронной почте используется следующий порядок:

2.1.1. Составление и оформление проекта документа в электронном виде осуществляется исполнителем при помощи компьютера на соответствующем бланке. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

2.1.2. Подготовленный и оформленный проект документа в электронном виде распечатывается на бумажном носителе и представляется руководителю. После подписания (утверждения) руководителем или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией документ на бумажном носителе и его копия в электронном виде направляются лицу, ответственному за электронный документооборот.

2.1.3. Ответственный за документооборот в электронном виде вставляет в электронную версию документа в качестве эквивалента собственноручной подписи руководителя сканированную подпись, сохраняет документ в формате PDF и регистрирует его в системе «Электронное дело».

2.1.4. После регистрации документа в системе «Электронное дело», его электронная копия и реквизиты регистрационной карточки (кто исполнил документ, кто подписал, кому документ направлен и т.д.) отправляется по электронной почте внешнему адресату (сторонней организации или гражданину).

2.1.5. Регистрация и отправка документов в электронном виде осуществляются в день их подписания.

2.1.6. Копия электронного документа в бумажном виде помещается в дело на общих основаниях в установленном порядке.

2.1.7. Для осуществления контроля за прохождением электронной почты на компьютере работника, ответственного за документооборот в электронном виде, в почтовой программе должны быть включены опции запроса факта получения (прочтения) электронных сообщений с данного почтового ящика, а также отправка подтверждения факта получения (прочтения) в автоматическом режиме.

2.1.8. Поступивший по электронной почте документ, если он был отправлен из системы «Электронное дело», регистрируется в автоматизированном режиме. Многие из реквизитов регистрационной карточки устанавливаются на основе данных, полученных вместе с электронным документом (в зависимости от установленных отправителем параметров отправки). При необходимости полученные в электронном виде документы распечатываются на бумажном носителе.

2.2. При хранении и использовании документов в электронном виде, отправленных (полученных) по электронной почте, обеспечивается их доступность только для работников, которым поручено исполнение этих документов.

2.3. Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

2.4. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.